Със сигурност никога няма да дойде в главата да се каже началник: "Здравейте, приятели! Как си? "С изключение на онези редки случаи, когато на лицето му се разбираме и ръководител, и приятел, е неуместно. В същото време в процеса на служебната кореспонденция, ние позволяваме на себе си с още по-грандиозни гафове. Но, съгласете се, да се знае упътвания бизнес писма необходимо, за да изглежда здраво и да имат добра репутация. Ние сорвем пред вас всички воали, скрывающие истината, и ще ви обясни как правилно да общуват с бизнес-партньори.
Специфика на бизнес отношения
Ако искате да се разбере, как е правилно да се напише писмо на работа, трябва да знаете от бизнес комуникация се различава от обичайното. Както и всяко друго, той включва обмен на информация, взаимодействие и възприемане на другия. Но основната черта бизнес комуникация се състои в това, че в него на практика няма личен компонент. Например, на работа или в някоя държавна организация, ние почти не проявява никакви присъщи ни черти на характера: да не се шегуваме, не викаме, не танцуваме, и т.н. ...Напротив, ние не ни маската на спокоен, вежливого и делови човек, който нищо не прошибешь.
В бизнес общуването не е мястото на емоциите. На Никого от вашите партньори, колеги или клиенти не са доволни, ако изведнъж започнат да плаче или да скачат от радост. Не, разбира се, че не е робот, но нещо близко до това. Най-малкото, трябва да се избягват ярки и дълбоки емоции.
Още един признак за бизнес комуникация – не може да спре тогава, когато това е желателно. Това означава, че в нормалния живот това също се случва, например, когато говоря със свекърва или родители. Но в професионалната сфера е съвсем невъзможно да се измъкне, ако клиент или бизнес партньор за нещо, което иска. Както и да го игнорират писма, съобщения и повиквания – има риск да загубят работата си, след като такъв. Затова в различни изисквания към вакансиям толкова популярна поредица за устойчивост на стрес и работа в екип, защото в бизнес средата трябва да се изправи и да общуват с най-различни хора.
При бизнес комуникация винаги има цел. Ако кухнята е с приятелките ти ще чат (макар че за това също са техните нужди), а след това на работното място вие заедно с определени хора с доста очевидни промисъл. Това може да бъде обсъждането на проекта, планиране на работата на организацията за следващите шест месеца или нещо друго. Съответно, тази особеност на твърдостта на характера, бизнес комуникация: отлежало, "суха", бърз, ясен и без лирични отстъпления. Най-малко, точно така е всичко се сгъва в повечето ситуации.
Общ етикет бизнес писма
Естествено, че запасяването много по-различно от устни: за нея нямате възможност интонация подредите акценти. Да, и этикетных норми в този случай много повече – поне така изглежда в този момент, когато се колебаят да напишете писмо бизнес.
Отделно трябва да спомена хартия. Ако по-рано, говорейки за писмо, което веднага се представяли за себе си бял плик, опускаемый в пощенска кутия, то сега ситуацията се е променила. По обикновена поща се радват на все по-рядко, докато електронна набира своите привърженици. Не трябва да забравяме и за това, че на хартия за писма, трябва да бъде идеално чиста и не помятой – това е въпрос на репутация. Желателно е да има бланка с емблема и телефонни номера за бизнес кореспонденция. Всички страници, с изключение на първата, трябва да нумероваться.
Въпреки това, обикновена поща все по-често не се ползва за изпращане на имейли, както и за изпращане на договори и други търговски книжа. Комуникацията също даде в ръцете на електронна кореспонденция. Между другото, в случаите, когато е необходимо бързо решаване на всеки въпрос и това е уместно, обръщения и поздрави по всяко повторно съобщението може да се пропусне. Но първото писмо, така или иначе трябва да започне с проекти като: "Добър ден, уважаеми Иван...".
В писмена реч (особено бизнес) от особена важност придобива грамотност. Когато вие просто говорите с някого, достатъчно е само да се избягва нарочитых на словото грешки и грубостей, правилно поставяне на ударението. В писмото също могат да станат явни всички ваши пропуски в познаването на руски език. Така че, ако не чувствате увереност в собствените си грамотност, преди да изпратите писмо по-добре още веднъж проверете за граматически грешки. Не забравяйте да напишете в началото на офертата с главна буква и подреждаме препинателни знаци, защото и без това е много трудно да разберат смисъла на посланието. Използвайте празни и специалните училища за структуриране на текст.
Говорейки за стила на комуникация, не трябва да забравяме, че вашето писмо, на първо място, трябва да се "чете". Това е препоръчително да избягвате сложни многослойни конструкции и излишни думи (с изключение на случаите, когато адвокат, или е необходимо в кореспонденция). Да са живи примери, разбавляйте текст, таблици и схеми – това прави информацията по-ясна и разбираема. Език, бизнес кореспонденция, за разлика от конвенционалните, често изпълнена с професионален жаргон и щампи – това е этикетной в норма.
Нюансите на бизнес кореспонденция
По-горе ние говорихме за общ етикет и бизнес кореспонденция. Въпреки това, съществуват множество нюанси, описание които достойно, не като отделна статия, но цялата книга. Ние специално за вас са избрани най-търсените и актуални характеристики на бизнес писма. Предлагаме ви да се запознаете с тях.
Структура на бизнес писма
Както и всяко друго, бизнес писмо има своя ясна структура. Само че ако в обичайния тя може достатъчно силно да варира от случай на случай и в зависимост от вашите желания, а след това в задна съобщението има доста строги правила за писане. В същото време не съществува единен стандарт, на който се издава голяма част от буквите – като правило, във всяка компания има свои норми. Въпреки това, ние предлагаме на вашето внимание най-общата рамка на оформяне на електронния бизнес писма, които ще бъдат приложими и в деветдесет процента от случаите.
"Шапка" на писмото, съответстваща на корпоративния стил на
Не забравяйте, малко по-горе ние говорихме за необходимостта за всяка солидна компания има своите маркови хартиени бланки? Същото се отнася и електронни писма. Ако имате все още няма такова, то тогава предлагаме тази инициатива началници. Разбира се, отдел " техническа поддръжка вас проклянет, но писмо от вашата организация ще изглежда по-солидна.
Поздрав
В бизнес комуникациите не е задължително поздрав като такава (думата "здравей" и "добър ден) – вместо това се препоръчва веднага да се обърнат към получателя от името на реакцията на колегите си. Въпреки това, ако кореспонденция межличностная, но са от формален характер, тогава ще има попривествовать на своя събеседник в първото писмо.
Основното съдържание на писмото
Тази част има най-високо информационно натоварване: в нея можете да споделяте с приятелите си целта на лечението му. Тези аспекти могат да бъдат няколко, съответно,, изложение-всеки трябва да започне с отделен абзац. Разпределението е необходимо поради това, че за всеки проблем, обикновено се приема отделно решение. Примери могат да служат следните фрази: "моля", "информираме", "предлагаме на предвид" и т.н. ... не Забравяйте, че вътре аспекти също има своя структура. Трябва да се обоснове актуалността на заявката, за да разкрие съдържанието му, описание на очакваните резултати в случай на задоволителен отговор и да формулират определени гаранции за получателя.
Сбогом
За разлика от обикновените говорене, бизнес писма не се използват непосредствени реч формула. Целта на заключителната фраза е израз на уважение и почит учтивост. Например, "искрено ваш", "най-добри пожелания", "с уважение", "предварително благодаря за отговор", и т.н. ...
Личен подпис
В нея задължително трябва да бъдат посочени си фамилия, име и презиме, длъжност (евентуално с името на дивизия), както и номера за контакт телефони. Без това често е много трудно да поддържа връзка с мъж. Между другото, сега съществува такава възможност, тъй като електронен подпис. Тя представлява от себе си специален файл с текстови подпис, който автоматично да се поставя в края на всеки имейл. Използването му се счита за добър тон в големи компании. Освен това тя може да действа в ролята на ненатрапчив реклама на вашата организация. Ако говорим за размери, това е-подпис не трябва да бъде повече от пет-шест реда и надвишава обема на седемдесет и символи.
Линк към сайта на организацията и лого
Това са същите елементи корпоративен стил, както и името на формуляра. Освен това, ако изпращате на промоционални оферти или предложения за сътрудничество, а след това на вашите получатели ще бъде доволен от това, че те не трябва да перерывать целия интернет в търсене на информация за компанията.
Трябва да се помни, че тази е доста универсална структура може да варира в зависимост от вида на посланията. Открояват рекламни, "благодаря", гаранционни и мотивационни писма, покани, обявления, отчети, напомняния, съобщения, предупреждения и изисквания. Но почти на всички им е приложима, тази структура.
Размер на електронното писмо е достатъчно ясно се договаря этикетными норми: като общо правило, тя трябва да бъде по-кратък два пъти, от писаното на ръка. Ако искате да го изпраща голямо количество информация, а след това в тялото на самото писане е по-добре да поставите кратък сопроводительный текст, а всичко останало издава като отделен прикачен файл. В тези случаи, когато тя е с голям обем, повече от един мегабайт, получател по-добре за него да предупредя – не всички фирми плащат неограничен достъп в интернет.
В отговор на съобщение на
Сигурно сте забелязали, че когато натиснете бутона "Reply" ("Отговори") при изпращане на съобщение, преди темата отговор на писмото се появява частица "Re...". Тя ще помогне на получателя да разбере какво послание бихте отговорили. А в отворения прозорец се появява текст на по-ранната кореспонденция. Пере си или се запазят – това е въпросът.
Всичко зависи от това какво ниво на формалности има за кореспонденция. Казано по-просто, ако вие переписываетесь с приятел или някакъв друг човек, с които не се изисква изключително официален сричка, за да изтрие излишното, оставяйки само редове, което позволява да се разбере, за да върви разговора. За удобство може да и смачка писмото на същите тези цитати и под всяка от тях се поставят своя отговор. Ако кореспонденция трябва да бъде в рамките на всички формалности, запазете съдържанието му в девствен вид.
Реч на формула
Както вече сте забелязали, бизнес писма почти напълно са изградени на различни сайтове на штампах или клише – устойчиви изрази, които показват един или друг феномен. Много е полезно да имате под ръка "касичка" на тези най-формули, които може да компоновать помежду си и да пиша дълги послания в полуавтоматичен режим. За задължително поздрав писахме по-горе, така че да се обърнем към по-малко срещан, но също толкова актуален мисли.
Израз на съжаление: "Със съжаление ви уведомяваме...", "За съжаление, ние не сме в състояние да се съглася ...", "Към своя съжаление ние срещат с ...";
Похвала: "Благодарим ви, че...", "Позволете да изразя признателността си за...", "като се има Предвид вашия огромен принос...", "Тъй като сте от водещи специалисти в своята област", "Благодаря за...";
Покана, подчертана с положителни емоции: "Ние ще бъдем щастливи да получите вас...", "моля Приемете нашата покана, и ние се надяваме, че при вас има време...", "Ние сме чест да ви предложи....", "С удоволствие ви каним ви на...";
В последните фрази: "да се Надяваме на по-нататъшно сътрудничество", "С интерес очакваме от вас нови идеи", "ви Изразяваме своята увереност, че проблемът ще се реши в най-скоро време", "Желаем ви успех";
Срокове за отговор на писма
Така че, вие сте изпратили съобщение, а отговор все няма. Съвсем логично е, че сте започнали да се притеснявате, имам ли получателят вашето послание. За да се избегне тази неприятна ситуация в бъдеще, използвайте функция "Известие за получаване", чрез която автоматично ви изпраща потвърждение на това, че вашето писмо е било разгледано. Или въведете ред с искане да се направи това в текста на съобщението. Алтернативен начин за проверка е прост разговор на получателя с въпроса за доставка на писма.
А като цяло в съответствие с нормите на етиката бизнес комуникация отговор не трябва да заздравее за период по-дълъг от два дни. Ако ви е необходимо повече време, то това трябва да уведомите вашия партньор чрез кореспонденция. И, разбира се, не трябва да забравяме, че отговаря на стойност на всички съобщения (с изключение може би на очевидното спам) – това е гаранция за вашата бизнес репутация.
Всяка норма предполага някаква социална договореност, облегчающую участниците комуникация тяхното взаимодействие. Но невежеството на тези правила може да донесе много проблеми на партньорите за кореспонденция. Така че разпечатате тази статия и да виси пред монитора – и много скоро всички обявени от нас норми сами по себе си да влезе във вашето съзнание, преставайки да ви неудобство.
